Tenir un livre de recettes et dépenses
Le livre de recettes et dépenses est le premier outil de gestion d’un commerce : une ligne pour chaque entrée d’argent, une ligne pour chaque sortie. Bien tenu, il dit chaque soir combien il devrait y avoir dans la caisse. Voici comment le tenir, avec un modèle Excel gratuit qui fait les calculs.
Publié le par l’équipe MonCarnet.
À quoi sert un livre de recettes et dépenses
Il suit l’argent : ce qui entre (une vente payée, un client qui rembourse) et ce qui sort (un achat de marchandise, le loyer, l’électricité, le transport). À tout moment, il donne le solde : l’argent qui devrait être en caisse.
Il ne donne pas le bénéfice : une vente à crédit n’y entre que le jour où le client paie, et un achat de marchandise y sort en entier même s’il n’est pas encore vendu. Pour le bénéfice, voyez comment calculer le bénéfice de son commerce. Ce n’est pas non plus une comptabilité certifiée.
Les six colonnes
- Date
- le jour du mouvement d’argent
- Libellé
- ce que c’est : « ventes du matin », « achat de sucre »
- Mode
- espèces, Wave, Orange Money, MTN Money, Moov Money
- Recette
- le montant qui entre
- Dépense
- le montant qui sort
- Solde
- le solde précédent, plus la recette, moins la dépense
Un exemple sur une journée
Une boutique commence la journée avec 5 000 F dans la caisse :
| Date | Libellé | Mode | Recette | Dépense | Solde |
|---|---|---|---|---|---|
| Solde de départ (argent en caisse au début) | 5 000 | ||||
| 20/10 | Ventes du matin | Espèces | 45 500 | 50 500 | |
| 20/10 | Achat de sucre | Espèces | 12 000 | 38 500 | |
| 20/10 | Remboursement de Koffi | Wave | 5 000 | 43 500 | |
| 20/10 | Électricité CIE | Orange Money | 7 000 | 36 500 | |
Remarquez que le remboursement de Koffi est une recette du jour, même si la vente à crédit date de la semaine dernière : le livre suit l’argent, au moment où il arrive.
Le modèle gratuit à télécharger
Modèle : livre de recettes et dépenses
Fichier Excel (.xlsx), 25 Ko, gratuit, téléchargement direct. Feuilles : Livre de caisse, Bilan, Mode d’emploi.
- Écrivez le solde de départ, puis une ligne par mouvement : le solde se calcule tout seul, sur 500 lignes.
- Le mode d’encaissement se choisit dans une liste, pour que les totaux par mode soient justes.
- La feuille « Bilan » donne le total des recettes, des dépenses, le résultat, l’argent qui devrait être en caisse et les recettes par mode.
Le contrôle du soir
Chaque soir, comptez les espèces et regardez les soldes Wave et Orange Money. Comparez avec le dernier solde du livre. S’il y a un écart, cherchez-le tout de suite : une vente oubliée, une erreur de monnaie, de l’argent pris pour la maison sans être noté. Le lendemain, on ne s’en souvient plus.
Les pièges à éviter
- Écrire le soir, de mémoire. Notez au moment où l’argent bouge.
- Oublier le Mobile Money. Un paiement Wave est une recette, même s’il n’est pas dans le tiroir.
- Mélanger l’argent de la maison et celui du commerce. Ce que vous prenez pour vous est une dépense : écrivez-la.
- Confondre solde et bénéfice. Un bon solde peut cacher un commerce qui perd de l’argent, et l’inverse.